Rodinný protokol: Klíč k udržení rodinné harmonie, ale i úspěchu při správě rodinného majetku a podniku

Rodinné vztahy u podnikatelských a investorských rodin mohou být složité, zejména pokud se prolínají s podnikáním a správou majetku. Je to dáno tím, že osobní i rodinný život jednotlivých členů rodiny kombinovaný s náročnými podnikatelskými a majetkovými otázkami často vede k napětí, neshodám a vytváří specifickou rodinnou dynamiku plnou výzev.

Jedním z nejlepších způsobů, jak předejít konfliktům a zajistit efektivní komunikaci, je vytvoření rodinných protokolů. Tyto dokumenty stanovují pravidla a postupy pro komunikaci, rozhodování a správu majetku v rodině, čímž minimalizují prostor pro spory a nedorozumění.

V tomto článku se dočtete:

1. Co to je rodinný protokol - Definice
2. Proč rodinný protokol vytvořit a zavést
3. Forma rodinných protokolů
4. Popis pěti vybraných typů rodinných protokolů
5. Proces vytváření rodinného protokolu - krok za krokem
6. Největší hrozby a úskalí rodinného protokolu

Co to je rodinný protokol

Rodinný protokol je soubor pravidel a zásad, podle nichž rodina spravuje svůj majetek, firmu a pečuje o vztahy mezi členy rodiny. Jeho hlavním cílem je zajistit dlouhodobou stabilitu a soudržnost rodiny, a to jak v osobních vztazích, tak ve fungování rodinného podniku.
Rodinné protokoly jsou zvláště důležité pro vícegenerační rodiny, kde jsou vícevrstvé vztahy nebo rodiny, které řídí podnikání, investují a čelí v rodině spletenci vztahů a různých rolí. Takto vytvořené zásady a pravidla, které jsou výsledkem rodinné dohody, pomáhají těmto rodinám v prevenci konfliktů nebo jejich minimalizaci. Podporují transparentnost a pomáhají s plánováním mezigeneračního přechodu podniku a majetku.

Proč rodinný protokol vytvořit a zavést

Rodinný protokol je cenným nástrojem pro správu rodinného podnikání a majetku. Pomáhá udržovat rovnováhu mezi podnikatelskými cíli a rodinnými vztahy, zajišťuje transparentní rozhodování a chrání hodnoty, které jsou pro rodinu důležité. Jeho cílem je nejen efektivně spravovat rodinné záležitosti, ale také připravit rodinnou firmu na budoucí výzvy a úspěšný přechod mezi generacemi.

Forma rodinných protokolů

Rodinné protokoly mohou mít různé formy a obsah v závislosti na potřebách rodiny a typu majetku nebo podnikání. Typy rodinných protokolů se liší podle jejich zaměření, složitosti a oblasti, které upravují. I když se u podnikatelských nebo investorských rodin v praxi nejčastěji setkáváme spíše s neformální, ústní podobou protokolu, tzv. nepsaná pravidla, která vycházejí z jejich rodově zakotvených norem nebo léty zažitých rodinných pravidel, doporučujeme tyto rodinné zásady sepsat a formalizovat je.

Tvůrčí facilitační proces, kterému jsou členové rodiny při sepisování rodinných zásad vystaveni, pomáhá rodině zmapovat hranice, názory a preference jednotlivých členů rodiny ke klíčovým tématům. Výsledek je v ideálním případě sada zásad, principů a pravidel, o které se rodina může opřít. To jim pomáhá v nastavení a udržení spravedlivého procesu při rozhodování v řadě klíčových životních okamžiků.

V případě písemné formy může mít rodinný protokol podobu:

• Neformální listina v podobě memoranda, ke kterému se členové rodiny hlásí (rodinná ústava, zásady, kodex rodinné rady atd.)

• Formální listina v podobě smlouvy, která je pro členy rodiny právně závazná (společenská smlouva, akcionářská smlouva atd.)

Popis pěti vybraných typů rodinných protokolů

1. Protokol o organizaci rodiny a rozhodovacích procesech (Family Governance Protocol)

Popis: Tento protokol definuje, jakým způsobem bude rodina organizována, jak budou probíhat rodinné schůzky, jaké budou rozhodovací procesy a kdo bude mít jaké pravomoci v rámci rodiny i podniku.

Použití: Používá se v rodinách, kde je potřeba zavést strukturovanou správu rodinných záležitostí.

Řeší:

• Organizace rodinných schůzek.
• Rozdělení pravomocí mezi členy rodiny.
• Pravidla pro hlasování a rozhodování.
• Stanovení rolí a odpovědností.

2. Protokol o rozdělování zisků a dividend (Dividend Distribution Protocol)

Popis: Tento protokol stanovuje, jak budou zisky podniku rozděleny mezi rodinné příslušníky. Obsahuje pravidla pro výplatu dividend, reinvestici do podniku a finanční podporu pro rodinné členy.

Použití: Vhodný pro rodiny, kde dochází k pravidelnému rozdělování zisků z rodinného podniku.

Řeší:

• Pravidla pro výplatu dividend.
• Rozhodování o reinvesticích do podniku.
• Podpora finanční stability rodinných příslušníků.
• Pravidelné revize finanční situace podniku.

3. Protokol o přenosu majetku (Inheritance and Succession Protocol)

Popis: Tento typ protokolu se zaměřuje na otázky spojené s dědictvím a přenosem majetku na další generace. Stanovuje pravidla pro spravedlivé rozdělení majetku, plánování přechodu vlastnictví a ochranu majetku.

Použití: Je vhodný pro rodiny, které chtějí zajistit hladký přechod vlastnictví mezi generacemi a minimalizovat riziko sporů.

Řeší:

• Způsoby přenosu majetku (dědictví, dary, svěřenské fondy).
• Pravidla pro dědictví a nástupnictví.
• Daňové a právní aspekty majetkového přenosu.
• Ochrana majetku pro budoucí generace.

4. Protokol o komunikaci a informační transparentnosti (Family Communication and Transparency Protocol)

Popis: Tento protokol definuje, jakým způsobem bude rodina sdílet důležité informace týkající se podniku a rodinného majetku. Obsahuje pravidla pro rodinné schůzky, sdílení finančních informací a rozhodování.

Použití: Vhodný pro rodiny, které chtějí udržet otevřenou a pravidelnou komunikaci mezi všemi členy.

Řeší:

• Frekvence rodinných schůzek.
• Pravidla pro sdílení důležitých informací.
• Zapojení všech generací do rozhodovacích procesů.
• Transparentnost v oblasti financí a strategických rozhodnutí.

5. Protokol: Rodinná ústava (Family Constitution)

Popis: Rodinná ústava je jedním z nejkomplexnějších a nejnáročnějších typů rodinných protokolů. Definuje hodnoty, vize a zásady, podle kterých rodina spravuje svůj majetek nebo firmu. Zahrnuje všechny klíčové oblasti strategie správy rodinného bohatství, od nástupnictví po pravidla komunikace a řešení konfliktů.

Použití: Používá se u vícegeneračních a movitých rodin s cílem zajistit mezigenerační kontinuitu, ochranu hodnot, majetku a jasná pravidla pro členy rodiny.

Řeší:

• Správa a řízení rodiny (Family Governance).
• Správa a řízení vlastnictví (Ownership Governance).
• Správa a řízení majetku (Asset Governance).
• Správa a řízení firmy (Corporate Governance).

Zajímá vás, jaké jsou další typy rodinných protokolů a jak je použít ve vaší strategii správy rodinného bohatství? Navštivte náš program „5 disciplín strategie správy rodinného bohatství.“

Proces vytváření rodinného protokolu - krok za krokem

1. Zapojení všech členů rodiny: Vytváření rodinného protokolu by mělo zahrnovat diskusi a participaci všech relevantních členů rodiny, aby byly zohledněny jejich zájmy a potřeby.

2. Externí facilitace: Je vhodné přizvat externí facilitátora, který pomůže strukturovat diskusi a zajistí, že proces tvorby rodinných protokolů proběhne spravedlivě, transparentně a hladce.

3. Pravidelné setkávání: Pro vytvoření protokolu je nutné plánovat pravidelné schůzky rodiny, kde se budou jednotlivé otázky projednávat, dokud nedojde k finální rodinné dohodě – konsenzu.

Největší hrozby a úskalí rodinného protokolu

Pokud uvažujete o tvorbě jakéhokoliv typu rodinného protokolu, tak je nutné si uvědomit, že hlavní význam nespočívá v jeho písemném sepsání, ale v samotném procesu jeho tvorby. Tento tvůrčí a v řadě případů transformační proces díky metodě facilitace rodinu nutí k otevřené diskuzi a k přijímání společných rozhodnutí o kritických a často citlivých tématech. Cílem tohoto procesu je rodinná shoda a samotný akt sepsání rodinných zásad do konečného dokumentu je pouze finálním výsledkem trpělivého a dlouhodobého úsilí členů rodiny.

Jedním z nejznámějších, zároveň nejkomplexnějších a tím pádem nejnáročnějších typů rodinného protokolu je rodinná ústava. Její tvorba je výzvou pro všechny zúčastněné členy rodiny, ale i facilitátora, který rodinu bezpečně provází celým procesem, což obvykle zabere 12–36 měsíců. Důsledek zrychleného procesu tvorby rodinné ústavy bez zapojení členů rodiny nebo profesionálního facilitátora často vede k chabému výsledku v podobě neosobního textového dokumentu obsahujícího soubor pravidel, které členové rodiny nectí, nerozumí jim a nechtějí je ani žít.

Taková rodinná ústava je pro rodinu spíše hrozbou než příležitostí. Už při tvorbě provází rodinu hádky a její vznik spíše akceleruje všechny hrozby, které jste chtěli tímto dokumentem ošetřit. Často proto končí v šuplíku ideového tvůrce „zakladatele“ s poznámkou, že to nefunguje.

Dříve než se rozhodnete vystavit sebe i ostatní členy rodiny výzvě v podobě tvorby rodinné ústavy, doporučujeme začít u jednotlivých a jednodušších rodinných zásad, které si nejdříve v rodině vyzkoušíte. Pokud se vám v rodině osvědčí, tak můžete pokračovat v tvorbě rodinných protokolů v dalších oblastech a následně je sestavit do finální podoby rodinné ústavy.

Jak na to?

Zamyslete se nad normami, které jsou ve vaší rodině zažité, nebo rodinnými dohodami, které jste už s členy rodiny uskutečnili. Překvapí vás, kolik nepsaných pravidel vaše rodina má. Pokud vás nenapadá, s jakým protokolem začít a máte např. malé děti, tak se můžete inspirovat u Jana Kršňáka, autora knížky a webu www.digideti.cz. Na tomto webu najdete doporučení, jak s dětmi udělat rodinnou dohodu např. o domácím úklidu a používání technologií.

V celém procesu tvorby rodinného protokolu, tzn. volby jeho typu i formy, je důležité jeho přirozené a nenásilné přijetí, které je v souladu s dynamikou rodiny. Rodinný protokol nemá být přehledem pravidel otce zakladatele, který chce tímto naprogramovat chování členů rodiny nebo celých generací. A není to ani kouzelná hůlka, která jedním mávnutím změní dosavadní zavedený řád rodiny.

Vzpomínám si na jedno setkání před pár lety, kde Libor Sedláček z rodinné firmy Gumex prohlásil: „Bylo pro nás snadné pravidla vymyslet, ale je už náročnější podle nich žít.“

Zvažujete tvorbu rodinných protokolů? Domluvte si úvodní bezplatnou konzultaci. Pomohli jsme už desítkám rodin. Provedeme i vás úspěšně celým procesem. 

Autor: Pavel Kolář - ​​Wealth Advisor & Facilitator